Voor een goede interpretatie van de gegevens is het van essentieel belang dat deze gebaseerd zijn op vergelijkbare parameters.
Het auditprotocol verduidelijkt welke gegevens er aan Valipac gerapporteerd moeten worden en op welke manier dat dient te gebeuren. Elke stroom werd duidelijk gedefinieerd om de zoekcriteria van de operatoren zo precies mogelijk te bepalen (zie ‘De stromen’).
Basisprincipes voor de rapportering :
De aangesloten operatoren geven de inkomende stromen aan
De operatoren geven alleen de bedrijfsafvalstromen aan die ze zelf inzamelden (of die ze in hun naam lieten inzamelen).
De materialen zullen aangegeven worden op basis van de postcode en het ondernemingsnummer van het ophaaladres.
Herkomst van de stromen
Alleen de in België gegenereerde hoeveelheden mogen gerapporteerd worden.
De in de rapportering in aanmerking genomen materialen zijn afkomstig van producenten van beroepsgerelateerd afval, d.w.z. bedrijven, zelfstandigen, instellingen, verenigingen, administraties …
De materialen die van particulieren afkomstig zijn, mogen niet in de rapportering opgenomen worden. Dat is bv. het geval voor de huis-aan-huis ophalingen of de inzamelingen in recyclageparken.
Om dubbeltellingen uit te sluiten, mogen voor rekening van een andere aangesloten operator ingezamelde of van een andere aangesloten operator afkomstige materialen in geen geval aangegeven worden.
Materialen die ingezameld werden voor rekening van of die afkomstig zijn van een niet bij Valipac aangesloten operator, mogen dan weer wel in de rapportering meegerekend worden.
Materialen die in het kader van andere terugnamesystemen ingezameld worden, mogen niet meegeteld worden in de rapportering. Dat is bijvoorbeeld het geval voor batterijen, autowrakken, banden, …
Tot slot kunnen de materialen zonder enig onderscheid afkomstig zijn van pre- en postindustriel afval.
Aard van de gegevens
Als het gewicht gekend is, zal de operator verslag uitbrengen aan Valipac over het jaarlijkse gewicht (in ton) van de door de bedrijven geproduceerde hoeveelheid afval. In alle andere gevallen (inzameling in rolcontainers bijvoorbeeld) zal hij het jaarlijkse volume (in m³) aan geproduceerde afvalstoffen meedelen.
Bij het maken van een raming van het jaarlijkse volume zal de operator het aantal containers, hun volume en het aantal ledigingen (indien mogelijk het daadwerkelijke aantal ledigingen) in aanmerking nemen. Valipac zal zelf een schatting maken van het gewicht aan geproduceerde afvalstoffen op basis van de gemiddelde dichtheid van het ingezamelde materiaal.
De operator hoeft geen correctie uit te voeren voor het gewicht aan plastic folie of geëxpandeerd polystyreen dat zich eventueel in het papier/karton zou bevinden. Deze correctie zal door Valipac uitgevoerd worden.
In ieder geval en om een preciezer beeld te krijgen van de situatie per regio zullen de gewichten of volumes aangegeven worden in functie van de ophaaladres van het afval, d.w.z. op basis van het ondernemingsnummer en de postcode.
In de rapportering op te nemen materialen
| Materiaal | Aard | Gewicht | Volume |
| Restafval | Restafval | X | X |
| Papier/karton | Papier/karton | X | X |
| Hout | A-hout | X | |
| B-hout / Gemengd hout | X | ||
| C-hout | X | ||
| Metalen | Ferrometalen | X | |
| Non-ferrometalen | X | ||
| Gemengde metalen | X | ||
| Glas | Vlak glas | X | X |
| Hol glas | X | X | |
| Gevaarlijk glas | X | X | |
| Kunststof | Plastiek folie | X | X |
| EPS | X | X | |
| Harde kunststoffen | X | X | |
| Spanbanden | X | X | |
| Bigbags | X | ||
| Foams | X | X | |
| PMD | PMD | X | X |
| Swill | Swill | X | X |
| Afvalolie | Afvalolie | X | X |
| Matrassen | Matrassen | X |
De audit van de myClients-Materials gegevens gebeurt via een interne controle bij Valipac.
De controle bij de operatoren bestaat uit een controle van het goed begrip van het systeem. Om u tijd te besparen, zal dit op hetzelfde moment gebeuren als de controle van de maandelijkse aangiften met betrekking tot het industriële verpakkingsafval. De auditor zal voornamelijk nagaan of de gerapporteerde gegevens overeenstemmen met de definities van de stromen en het auditprotocol. Een gedetailleerde controle van de gegevens is niet voorzien.